Comment la Maison du Coworking automatise la comptabilité de ses facture tous les mois ?
Qu'il est loin le temps où Jessica, comptable chez la Maison du Coworking, saisissait les factures de vente elle-même. Aujourd'hui elles se saisissent automatiquement, tous les jours.
La Maison du coworking
La maison du coworking réinvente le coworking en proposant à la location des espaces chaleureux et conviviaux où les travailleurs peuvent non seulement se concentrer mais aussi partager des moments de vie et se nourrir de l'intelligence collective.
Voulant se doter d'outils modernes et modulables, ils sont récemment passés d'un ERP maison à HubSpot avec pour ambition de faire plus, plus simplement.
Pour la partie facturation et encaissements ils utilisent Stripe. Cet outil est doté de l’une des meilleures API du monde. Grâce à cette API, les données de Stripe peuvent facilement être manipulées à l’extérieur de Stripe. Cela ouvre le champs des possibles, comme générer automatiquement les écritures comptables de plus de 500 factures par mois, sans erreur.
Le process implémenté
Il y a deux événements qui donnent lieu à une facturation client dans Stripe :
L’abonnement d’un client est renouvelé pour une nouvelle période.
Un nouvel abonnement où une nouvelle facture est créé.
Tous les jours Stripe renouvelle des abonnements pour la Maison du Coworking ou bien son équipe commerciale facture de nouveaux clients via le module de création de propositions commerciales dans HubSpot. Stripe encaisse automatique les clients et les factures afférentes sont créees.
Ces factures sont alors automatiquement récupérées via l’API de Stripe et les écritures comptables correspondantes sont générées dans le format d’export d’Inexweb, leur logiciel de comptabilité, sur une feuille Google Sheets dédiée.
Les différentes opérations sont imputées aux bons codes comptables et les produits aux bons axes analytiques. Les écritures sont parfaitement équilibrées et les eventuels doublons sont supprimés.
À la cloture de la période en cours, Jessica, en charge de la comptabilité chez la Maison du Coworking, n’a plus qu’à importer les écritures dans Inexweb1.
La synchronisation des produits
Chaque produit disponible dispose de sa fiche dans HubSpot. Les informations comptables des produits, à savoir le code comptable et les axes analytiques y sont renseignées. Nous avons donc commencé par synchroniser les produits HubSpot avec les produits Stripe.
Lorsque la maison du coworking ajoute de nouveaux produits ou modifie des produits existants, ils sont automatiquement synchronisés entre les deux systèmes. Les informations comptables sont donc toujours à jours des deux côtés.
La synchronisation des clients
Chaque prospect intéressé par les offres de la Maison du Coworking devient un contact dans HubSpot. Seul les clients deviennent “customer” dans Stripe.
Lorsqu’un prospect confirme sa volonté de louer un espace, une proposition commerciale lui est envoyée. Il y a alors deux cas de figure à distinguer :
Le prospect a déjà un “customer” associé dans Stripe.
Le prospect n’a pas de “customer” associé dans Stripe.
Lorsque le prospect a dèjà un “customer” associé dans Stripe, cela signifie que son code comptable existe dèjà. Nous allons donc le réutiliser pour les écritures liées aux factures de cet abonnement. Ce qui permet d’éviter la duplication de comptes clients en comptabilité.
Lorsque le contact n’a pas dèjà de “customer” Stripe associé, il est créé en utilisant les informations disponibles dans HubSpot et son code comptable est généré automatiquement en suivant la nomenclature définie par la Maison du Coworking (411SIMPL par exemple).
Ce code est alors stocké dans HubSpot et dans Stripe et sera utilisé pour la génération des écritures.
Lorsque la Maison du Coworking modifie le code comptable du client ou ses informations principales, les modifications se font dans les deux systèmes. Les informations comptables sont donc toujours à jours des deux côtés.
La définition du format des écritures dans Google Sheets
Le logiciel de comptabilité utilisé par la Maison du Coworking prend en entrée un fichier csv dans un certain format. Nous avons reproduit ce schemas dans une feuille Google Sheets.
Puis nous avons connecté ce fichier à Stripe en utilisant les APIs de Google Sheets et Stripe.
La génération des écritures comptables
Pour générer les écritures comptables nous utilisons les informations stockées sur les factures, les clients et les produits dans Stripe.
Nous récupérons les données automatiquement, tous les jours, via l’API de Stripe, stockons les ids des factures traitées pour éviter les duplications d’entrées et créons dynamiquement les écritures que l’on ajoute au fichier en utilisant l’API Google Sheets.
Les écritures sont automatiquement affectées au bon journal, celui des ventes.
Les écritures sont automatiquement affectées aux bons comptes.
Les écritures sont automatiquement équilibrées.
Les références sont bien uniques, cela permet le rapprochement des lignes dans le logiciel de comptabilité.
Les produits sont affectées aux bons axes analytiques. Dans cet exemple il y a trois axes.
L’export des écritures pour cloturer le mois
À chaque fin de mois, Jessica exporte ses écritures dans le bon format et les importe dans Inexweb, sans retraitement.
La démo vidéo du process
Pour voir une démonstration de ce process, rien de plus simple, il vous suffit de cliquer sur ce lien.
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Afin de préserver la confidentialité des clients de la Maison du Coworking, nous avons reproduit l’automatisation avec de fausses données.