Comment la Maison du Coworking facture et encaisse ses clients en un clic à partir d'HubSpot ?
Qu'il est le loin le temps où les commerciaux vendaient et les comptables facturaient. Chez la Maison du Coworking, les commerciaux, vendent, facturent et encaissent en 1 clic, sans quitter leur CRM.
La Maison du coworking
La maison du coworking réinvente le coworking en proposant à la location des espaces chaleureux et conviviaux où les travailleurs peuvent non seulement se concentrer mais aussi partager des moments de vie et se nourrir de l'intelligence collective.
Voulant se doter d'outils modernes et modulables, ils sont récemment passés d'un ERP maison à HubSpot avec pour ambition de faire plus, plus simplement.
Aujourd'hui ils utilisent principalement HubSpot comme CRM. Les prospects entrent par un formulaire sur leur site, puis sont qualifiés et contactés par un commercial avant de souscrire un de leur produit et de devenir client.
Pour la partie facturation et encaissement, la Maison du Coworking a opté pour Stripe. En toute logique, le travail des commerciaux devrait s’arrêter à HubSpot et celui des comptables commencer dans Stripe.
Néanmoins, en faisant communiquer correctement ces deux logiciels, cette répartition des tâches archaïque et inutilement chronophage a été gommée pour laisser place à quelque chose de plus simple et efficient.
Le process implémenté
Lorsqu'un prospect confirme que la proposition lui convient, le commercial génère une “proposition commerciale” (un devis) qui est automatiquement envoyée par email au client.
Le client reçoit alors l’email, il consulte la proposition, l’accepte et entre son moyen de paiement pour valider la transaction.
Si la proposition concerne un abonnement, il est automatiquement créé dans Stripe en même temps que la première facture. Le client reçoit le reçu de la facture par email.
Si la proposition concerne une prestation ponctuelle à facturation unitaire, la facture est créée dans Stripe, payée avec le moyen de paiement et le client reçoit un reçu par email.
Dans les deux situations, le commercial est informé par email que le client a accepté sa proposition et l’ensemble de l’équipe est notifiée dans Slack.
Le commercial génère la proposition
L’ensemble du process passe par une application HubSpot qui a été configurée et installée par les équipes de Simplifier sur l’espace HubSpot de la Maison Du Coworking.
Lorsque le commercial clique sur "créer une proposition commerciale", la proposition est générée et envoyée au client.
Le status donne une indication au commercial sur l'état de la proposition commerciale :
Lorsqu'elle n'a pas encore été créée le status est "Proposition non créée".
Lorsqu'elle a été créée et envoyée le status est "Proposition envoyée".
Lorsqu'elle a été acceptée, le status est "Proposition acceptée".
Le contenu de la proposition
Nous utilisons les informations déjà entrées par le commercial sur la fiche client et sur le deal associé pour générer les propositions qui sont envoyées au client.
Le client reçoit sa proposition
Cette proposition reprend toutes les informations récupérées automatiquement après que le commercial ait cliqué sur le bouton.
Le client visualise sa proposition
Lorsque le client clique sur "voir ma proposition" une page web s'ouvre, le client peut alors choisir son mode de paiement. Le fait de cliquer sur une des méthodes de paiement vaut acceptation de la proposition.
Le client entre son moyen de paiement
Le client est redirigé vers une page de paiement où il peut rentrer son moyen de paiement.
L'abonnement est créé dans Stripe
Lorsque le client a entré son moyen de paiement, un abonnement est généré pour ce client dans Stripe. Chaque mois le client sera facturé pour le montant de son abonnement.
La première facture est générée
Après la création de l’abonnement, Stripe génère automatiquement la première facture.
La facture est envoyée automatiquement au client
Le client reçoit la facture avec en pièce jointe les PDF de la facture et du reçu pour sa comptabilité.
Le commercial est notifié par email
Le commercial est informé que son client a souscrit à son offre.
L’équipe est notifiée dans Slack
Toute l’équipe est informée que le client vient de souscrire.
La démo vidéo du process
Pour voir une démonstration de ce process, rien de plus simple, vous n’avez qu’à cliquer ici.
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